Концепти: ОДНОСИ СО ЈАВНОСТА (ИИ)

Сликата што ја имаат другите за вас

Имиџ на организацијата
Имиџот е важен, бидејќи претставува начин на кој ве гледаат другите. Да се развие, а потоа и да се претстави вистинскиот имиџ, не може да се направи преку ноќ; потребно е време и тоа прет­ставува повеќе процес отколку само еден настан. Не можете одеднаш да станете во тренд, да им се допаѓате на старите ко­рисници, да бидете пријателски расположени кон децата и да бидете мултиетнички. Но, мора да започнете однекаде во одреден период, и најдоброто место за почеток е таму каде што сте сега.

Запрашајте ги сите вработени за тоа што мислат каков е вашиот имиџ?
Запомнете дека она што ќе го добиете како резултат е само вашата перцепција за тоа како сте гледани. Единствениот начин да потврдите како навистина ве гледаат другите е да ги прашате оние надвор од вашата граѓанска организација. За да се направи ова, потребно е време и најдобро е доколку ова го направи некој независен, затоа што помалку веројатно е дека луѓето ќе ви го дадат нивното искрено мислење доколку им пристапите директно, заради страв дека ќе ве навредат.
Во оваа фаза исто така би можеле да имате корист доколку спроведете една “мини­ревизија на комуникацијата”. Соберете го целиот печатен материјал што го продуцирате - летоци, годишни извештаи, писма, ком­плименти, брошури, па дури и огласи за работа – и обидете се да видите каков имиџ промовираат. Посветете особено внимание на дизајнот, на зборовите што ги упо­требувате и на начинот на кој се напи­шани публикациите и не заборавајте ги фото­графиите и илустрациите.
Слушнете ја пораката на вашиот апарат за примање пораки. Што ви кажува таа за вас? Дали би можеле да ја поправите? Доколку е така, сторете го тоа!
Сега размислете за имиџот што би сакале да го имате и споредете го со имиџот што навистина го имате. Техниките за односи со јавноста можат да ви помогнат да ги при­ближите овие два имиџа.

Топло добре дојде
Добрите односи со јавноста започнуваат во вашата приемна соба. Обидете се да ја погледнете како што би ја видел некој што не е од вашата организација. Какви впе­чатоци ви остава за вашата организација? Дали е тоа имиџот којшто го сакате вие?
Исто така, важно е канцелариите да се одржуваат чисти и уредни, и да дадат чувство на професионалност и организираност. Нема да бидете импресионирани доколку посетите канцеларија која е неуредна и дезор­ганизирана, со папки расфрлани насекаде, неуредни бироа, мирис на стар чипс, валкани шолји за кафе на секоја слободна површина и збирка овенати растенија на прозорците. Таквите канцеларии не ви будат доверба; навистина, тие ги тераат посетителите да се запрашаат за компетентноста на орга­низацијата.
Исто така, треба да поработите на вашиот персонал. Дали вашите посетители се топло пречекани од вашиот рецепционер кој е пријателски расположен и подготвен да помогне или добиваат само потврден или одречен одговор на нивните прашања со мрдање на главата? Дозволете му на еден ваш пријател да телефонира на вашата орга­низација и да го оцени имиџот преку телефонскиот разговор. Дали вашиот рецеп­ционер сака да помогне и знае како да го стори тоа? Улогата на персоналот кој ги прима посетителите или повиците многу често се заборава, а сепак тие се основни за добрите односи со јавноста. Тие се најчесто единствените луѓе со кои се контактира, па имиџот кои тие го пренесуваат е многу важен. Целата ваша организација би можела да биде оценувана според нивната работа.
Изборот на вашиот претседател исто така влијае врз вашиот имиџ. Исто така, доколку се грижите за јавната перцепција на вашата организација, тогаш друго важно прашање е кои се членовите на вашите тела на упра­вување. Во нив треба да има луѓе со ре­левантно искуство и вештини кои се репре­зентативни за вашите корисници и за поширокото општество, избегнувајќи го површното почитување по секоја цена.
Луѓето во вашата организација можат да го создадат или да го расипат вашиот имиџ, исто како и вашите публикации и летоци. Што зборуваат вашите за вас? Дали зборуваат на жаргон или на јасен, концизен и чист литературен јазик?
За некои организации добар тест за тоа колку добро сте познати и каков имиџ имате е да застанете 500 метри од вашата канцеларија и да ги прашате луѓето што поминуваат да ви дадат иснтрукции како да дојдете до вашите работни простории. Доколку откриете дека повеќето луѓе никогаш не чуле за вас или кажуваат понижувачки нешта за вашата организација, ќе мора да се соочите со тешка борба за промовирање на односите со јавноста и вашата работа, но барем вашето истражување ќе ви каже нешто за вашата организација, дури и кога тоа е невкусна вистина.

Реален имиџ
Нема поента во одлуката да го имате нај­добриот профил во вашата област, или да бидете најголеми или најдобри, доколку ова не е остварливо. 
Доколку сакате да ве гледаат пријателски, осигурете дека рецепционерот нема да мрмори или да им се развикува на луѓето од другата страна на телефонот или на вашите приврзаници. Доколку давате услуги на возрасни луѓе, но сакате да ве гледаат како пријателски настроени кон децата, не заборавајте да имате играчки и сликовници во вашата приемна соба, и да обезбедите грижа за децата за време на состаноците.
Во се што правите, споредете го имиџот што сакате да го имате и оној којшто навистина го проектирате. Доколку создадавате нов леток, проверете дали копијата, дизајнот и илустрациите го одразуваат она што се обидувате да го насликате. Бидете сигурни дека пораката што ја пренесувате во сооп­ште­нијата за печатот го промовира вис­тинскиот имиџ на вашата организација.

Празнини во имиџот
Доколку добриот имиџ што го промовирате за вашата организација не се поклопува со реалноста, постои празнина во имиџот и можеби се соочувате со проблем. Вашиот имиџ ќе ги зголеми очекувањата на пуб­ликата и кога, неизбежно, нема да успеете да ги исполните овие очекувања, сите ќе се чувствуваат разочарани и измамени. Затоа, најважно е имиџот и реалноста да се поклопуваат.

Десет брзи начини како да го подобрите вашиот имиџ
1.  Снимете нова, поинформативна и попријателска порака на вашиот апарат што ги прима телефонските повици;
2.  Расчистете ја вашата приемна соба и секогаш одржувајте ја уредна;
3.  Посакајте им топло добре дојде на посетителите, дури и кога не сте баш најрасположени што ги гледате! Погрижете се целиот персонал да се однесува на тој начин;
4.  Насмејте се кога одговарате на теле­фонскиот повик!;
5.  Ставете копии од сите ваши летоци и публикации во собата за прием коишто вашите посетители би можеле да ги земат со себе;
6.  Доколку имате многу непрочитани писма, веднаш испратете писмо до корис­ниците дека постои застој во поштата;
7.  Одбегнувајте да употребувате жаргон кога пишувате или кога зборувате;
8.  Секогаш имајте примероци од вашите летоци во чантата или во автомобилот, за да ви бидат при рака доколку сретнете некој кој не е запознаен со вашата работа;
9.  Истакнете го работното време на вашата канцеларија на вратата, како и датите кога вашата канцеларија нема да работи заради празници;
10.        Зборувајте со колегите и дознајте што е тоа што тие го прават и објавете сооп­штение за печатот за да ја промовирате нивната работа. 
 

Подготвила: Гонце Јаковлеска

(Користен материјал: “Тхе диѕ гуиде фор публиц релатионс”, Мои Али)